تجارت حضور در نمایشگاه‌ها فرصتی بی‌بدیل برای تعامل مستقیم با مخاطبان رقبا و شرکای تجاری فراهم می‌آورد.
این رویدادها ویترین‌های تمام‌عیاری هستند که آخرین دستاوردها نوآوری‌ها و روندهای صنعت را به نمایش می‌گذارند.
اما حضور صرف در این عرصه‌ها کافی نیست؛ هنر واقعی در ثبت و انتقال تجربه‌ی حضور و تبدیل آن به محتوایی ارزشمند و اثربخش نهفته است.
محتوایی که بتواند پیام برند را به درستی منتقل کند مخاطبان را جذب نماید و به اهداف تجاری سازمان کمک کند.
در این راستا تولید محتوای گزارش از حضور در نمایشگاه‌ها نقشی حیاتی ایفا می‌کند.
این نوع محتوا پلی است بین تجربه‌ی حضوری بازدیدکنندگان و مخاطبانی که امکان حضور فیزیکی در نمایشگاه را نداشته‌اند.
با استفاده از گزارش‌های جامع و جذاب می‌توان آنان را در جریان آخرین تحولات قرار داد اطلاعات کلیدی را به اشتراک گذاشت و فرصت‌های جدیدی را برای تعامل و همکاری ایجاد کرد.
اما چگونه می‌توان محتوای گزارش نمایشگاهی را به گونه‌ای تولید کرد که نه تنها اطلاعات لازم را منتقل کند بلکه مخاطب را نیز درگیر نماید و او را به انجام عمل مورد نظر (مانند بازدید از وب‌سایت تماس با شرکت یا خرید محصول) ترغیب کند؟ در پاسخ به این پرسش باید به چند نکته‌ی کلیدی توجه داشت.
نخست تعیین هدف از تولید محتوا.
پیش از هر اقدامی باید مشخص کرد که از تولید این گزارش چه هدفی دنبال می‌شود.
آیا هدف صرفاً اطلاع‌رسانی است؟ یا به دنبال جذب لید افزایش فروش یا تقویت برندینگ هستیم؟ پاسخ به این سؤال مسیر تولید محتوا را مشخص خواهد کرد و به ما کمک می‌کند تا بر روی جنبه‌های خاصی از نمایشگاه تمرکز کنیم که بیشترین ارتباط را با اهدافمان دارند.
دوم شناخت مخاطب هدف.
محتوای تولید شده باید متناسب با نیازها علایق و سطح دانش مخاطبان باشد.
آیا مخاطبان ما متخصصان صنعت هستند یا عموم مردم؟ چه اطلاعاتی برای آن‌ها جذاب و ارزشمند خواهد بود؟ با شناخت دقیق مخاطب می‌توان زبانی مناسب انتخاب کرد بر روی موضوعات مورد علاقه‌ی آن‌ها تمرکز کرد و محتوایی تولید کرد که بیشترین تأثیر را داشته باشد.
سوم انتخاب قالب مناسب.
محتوای گزارش نمایشگاه می‌تواند در قالب‌های مختلفی ارائه شود از جمله متن عکس ویدئو پادکست و اینفوگرافیک.
انتخاب قالب مناسب بستگی به نوع محتوا مخاطب هدف و کانال‌های توزیع دارد.
برای مثال اگر هدف ارائه‌ی اطلاعات فنی و تخصصی است متن و اینفوگرافیک می‌توانند گزینه‌های مناسبی باشند.
اما اگر هدف ایجاد تجربه‌ای جذاب و بصری است ویدئو و عکس می‌توانند تأثیر بیشتری داشته باشند.
چهارم جمع‌آوری اطلاعات دقیق و جامع.
برای تولید یک گزارش کامل و مفید باید اطلاعات لازم را از منابع مختلف جمع‌آوری کرد.
این منابع می‌توانند شامل بازدید از غرفه‌های مختلف مصاحبه با شرکت‌کنندگان و بازدیدکنندگان شرکت در سخنرانی‌ها و کارگاه‌های آموزشی و بررسی بروشورها و کاتالوگ‌های نمایشگاهی باشند.
هر چه اطلاعات جمع‌آوری شده دقیق‌تر و جامع‌تر باشد گزارش نهایی نیز ارزشمندتر و مفیدتر خواهد بود.
پنجم سازماندهی و تدوین محتوا.
پس از جمع‌آوری اطلاعات باید آن‌ها را به شکلی منطقی و جذاب سازماندهی کرد.
یک ساختار مناسب برای گزارش نمایشگاه می‌تواند شامل موارد زیر باشد